Zgodnie z założeniami zaprezentowanymi przez Ministerstwo Finansów, niedostępność KSeF to pojęcie związane z zaplanowanymi pracami serwisowymi systemu. Należy odróżnić taką sytuację od awarii KSeF (a więc zdarzenia, które pojawiło się w sposób niespodziewany). Oraz od braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie (np. z uwagi na awarię lub prace serwisowe po stronie podatnika), chociaż w tym przypadku podobnie jak przy niedostępności mamy do czynienia z działaniem w tzw. „tryb offline”. W przypadku niedostępności KSeF związanej z serwisem systemu, odpowiednio wcześniej, będzie opublikowany komunikat na BIP MF, że w danym okresie będą prowadzone prace serwisowe. Niedostępność systemu – zgodnie z założeniami – powinna być krótkotrwała i przez to nieuciążliwa dla podatników. Miejmy nadzieję, że prace serwisowe nie będą planowane zwłaszcza w okolicach ustawowych terminów wystawiania faktur KSeF (np. w okolicach 15 dnia miesiąca). To jednak tylko przewidywania. Zastanówmy się, w jaki sposób wystawiać faktury gdy KSeF podlega akurat przeglądowi technicznemu.
Prace serwisowe
Zgodnie z art. 106nh ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU), w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik powinien wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnej z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Podatnik powinien uzgodnić ze swoim kontrahentem sposób przesyłania faktur w czasie prac serwisowych KSeF. Podatnik jest też obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
Datą wystawienia faktury w ww. sposób jest data wskazana przez podatnika na tej fakturze w pozycji P_1. Za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru. Fakturę korygującą fakturę wystawioną w czasie prac serwisowych wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Można ją więc wystawić dopiero po zakończeniu serwisu. Jeśli zaś zdarzy się tak, że faktura wystawiona w czasie prac serwisowych ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. A ewentualnie, wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Co jednak najważniejsze, faktura wystawiona w czasie serwisu KSeF w sposób opisany wyżej powinna zostać wysłana do systemu KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury. Czas na taką wysyłkę jest krótki. Należy to bowiem uczynić nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur (w przypadku awarii termin ten wynosi 7 dni roboczych od ustania awarii). Jeżeli podatnik nie wypełni ww. obowiązków (a więc wystawi w okresie prac serwisowych fakturę niezgodną ze wzorem tudzież nie wyśle do KSeF faktury w następnym dniu roboczym po ustaniu prac), naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara pieniężna może być nałożona w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary. Tyle dobrego, że kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025 r.
Komentarz
Niedostępność systemu KSeF ma być planowana, krótkotrwała i uzależniona od zapotrzebowania na prowadzenie prac serwisowych. Ponad wszystko, ma być także anonsowana z wyprzedzeniem (choć nie wiadomo z jakim) w BIP Ministerstwa Finansów. Zdecydowanie warto więc zadbać o to, aby system finansowo-księgowy podatnika w sposób automatyczny weryfikował komunikaty w tym zakresie. Równie ważne jest weryfikowanie momentu zakończenia prac serwisowych. Wysłanie faktury do KSeF będzie wówczas obwarowane bardzo krótkim terminem.
Wniosek z tego taki, że najlepiej będzie być może całkowicie unikać wystawiania faktur w okresie serwisu. Za duże obciążenie administracyjne a i ryzyko spore. To zatem kolejny powód aby dobrze zaplanować wewnątrzfirmową rzeczywistość po wejściu w życie przepisów o obowiązkowym KSeF. Znów widać więc, że wdrożenie KSeF to nie tylko techniczne aspekty zgodności faktury ze schematem. Przede wszystkim to porządkowanie procesów wewnątrz firmy.
