Pół roku pracodawcy będą mieli na dostosowanie stanowisk pracy osób korzystających z monitorów ekranowych do wymogów BHP, zawartych w znowelizowanym rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej. W myśl przyjętych przepisów pracownik korzystający z przenośnego systemu komputerowego przez połowę dobowego czasu pracy musi mieć zapewniony stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę umożliwiającą ustawienie laptopa tak, by jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu. Otrzyma też dodatkową klawiaturę i mysz, a jeśli sobie zażyczy – także podnóżek.
Pracodawco, płać
Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy i autorka bloga „HR na szpilkach”, uważa nowe regulacje za sygnał, iż przepisy nadążają za obowiązującymi normami ergonomii pracy i powszechnej praktyki rynkowej. Ekspertka zwraca jednak uwagę, że pracodawca poniesie z tytułu ich wprowadzenia potencjalne nakłady.
– Na pierwszy rzut oka w skali jednego pracownika nie są to może gigantyczne koszty. W skali firmy mogą jednak stanowić spore niespodziewane wydatki, a w konsekwencji dodatkowe obciążenie, szczególnie biorąc pod uwagę mnogość obciążeń nałożonych na przedsiębiorców w ostatnich latach – przewiduje.
Specjalistka uważa, że rozporządzenie nie rozstrzyga wprost, czy pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia takiego samego sprzętu w domu pracownika, wykonującego obowiązki hybrydowo lub zdalnie.
– Analizując zarówno te przepisy, jak i przepisy o pracy zdalnej, dochodzę do wniosku, że nie będzie musiał tego robić – ocenia Monika Smulewicz.
I przypomina, że kodeks pracy nakazuje pracodawcy zapewnić pracującemu zdalnie jedynie narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.
– Znowelizowane rozporządzenie definiuje natomiast stanowisko pracy i jego wyposażenie, a to musi sobie samodzielnie zorganizować pracownik i oświadczyć pracodawcy, iż posiada odpowiednie warunki, by świadczyć pracę zdalną – wskazuje.
Ulga dla noszących soczewki
Wojciech Bigaj z kancelarii prawnej BKB Baran Książek przewiduje z kolei, że wcielanie w życie nowych przepisów może mieć konsekwencje właśnie dla osób wykonujących swoje obowiązki zawodowe w domu. Wyjaśnia, że przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość korzystania z własnego sprzętu w pracy zdalnej. Pracownik musi złożyć oświadczenie, że wypełnia wymogi BHP, a pracodawca ma prawo skontrolować go w każdej chwili.
– W praktyce nowe regulacje stanowią więc furtkę dla szefa, by wezwać podwładnego do pracy stacjonarnej, jeśli ten nie wywiąże się z obowiązku prawidłowej organizacji stanowiska pracy przy monitorze ekranowym – ocenia radca prawny.
Według eksperta najbardziej interesująca zmiana dotyczy jednak refundacji kosztów zakupu okularów. Jak tłumaczy, przez wielu pracodawców, zwłaszcza tych korporacyjnych, wciąż traktowana jest ona jako benefit, z którego pracownicy otrzymują zwrot części kwoty potrzebnej do ich nabycia.
– W rzeczywistości zapewnienie najbardziej podstawowych okularów to obowiązek pracodawców, ściśle związany z przepisami BHP. Wielu z nich nie miało pewności, czy zezwalają one też na zakup soczewek, ale nowe rozporządzenie je rozwiewa – wyjaśnia prawnik.
Nastroje studzi nieco radca prawny Filip Firut z kancelarii Sendero, który uważa, że nowe rozporządzenie niekoniecznie oznacza dla pracodawców wiele nowych obowiązków.
Decyzja szefa
Ekspert zwraca uwagę, że pojawiające się opinie, jakoby obowiązkowo mieli oni zapewnić podwładnym osobne monitory, są błędne; to szef bowiem zdecyduje, czy udostępnić im monitory czy też podstawki. W jego ocenie wprowadzone zmiany nie wpłyną znacząco również na sytuację pracowników, także tych „zdalnych”.
I przypomina, że już dzisiaj w dokumentach opisujących wymagania dotyczące ergonomii pracy przy stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe mowa jest o konieczności wprowadzenia takich dodatkowych ułatwień. To samo dotyczy ekstra wyposażenia w postaci podnóżka, klawiatury i myszy.
– W większości jest to sprzęt, który pracownik pracujący zdalnie może swobodnie pobrać z biura, kiedy planuje pracę z domu. Pracodawca nie musi więc zapewniać podwójnego kompletu wyposażenia dla pracownika, by ten miał w domu to samo co w biurze. Może poza dodatkowym monitorem – jego częsty transport może być kłopotliwy – konkluduje radca prawny.
Specjalista w dziedzinie prawa pracy przewiduje, że przedsiębiorstwa mogą niezbyt chętnie zapewniać dodatkowy ekwipunek, choć oczywiście same będą o tym decydowały.
– Obserwując jednak, jak firmy dbają obecnie o finanse i analizują każdy wydatek, nie spodziewam się masowego doposażania pracowników w dodatkowy sprzęt – przyznaje.
Krzesło to podstawa
Znowelizowane rozporządzenie definiuje także, że stanowiskiem pracy jest przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem podstawowym, krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym. W załączniku do dokumentu wskazano między innymi, że krzesło, na którym siedzi pracownik, musi mieć podstawę z kółkami, możliwość regulacji w taki sposób, by nie ograniczać swoich ruchów, wyprofilowane siedzisko i oparcie, możliwość obrotu i regulowane podłokietniki.
Rozporządzenie opublikowano w Dzienniku Ustaw 2.11.2023 r. (poz. 2367), a w życie wejdzie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Od tej chwili pracodawcy mają sześć miesięcy, aby dostosować się do przepisów.
Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan
Nowelizację rozporządzenia uważaliśmy za potrzebną z powodu zachodzących zmian, natomiast jego modyfikacja może przynieść pewne obowiązki pracodawcom. Kluczowe różnice dotyczą stanowisk, przy których korzystamy np. z laptopa ponad połowę dobowego czasu pracy. Zmieniono też załącznik dotyczący wymagań BHP. Wnosiliśmy o wydłużenie terminu wejścia w życie zmian – i tak w pewnym stopniu się stało. Konieczność zastosowania nowych wymagań zależy od daty utworzenia stanowiska pracy: te utworzone od 17 listopada będą musiały spełniać nowe wymagania od początku. Na dostosowanie tych wcześniej już utworzonych mamy sześć miesięcy. Trudno obecnie określić koszty pracodawców. Część zapewniała już odpowiednie warunki pracy, część zapewni podkładki pod laptopy. Konieczne mogą się okazać aktualizacja informacji o organizacji stanowiska pracy zdalnej czy odebranie nowych oświadczeń od pracowników.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
