Zacznijmy od nakładów na wyposażenie do pracy w domu – komputery, skanery, drukarki czy telefony. Z ustawy o Covid-19 wynika, że w czasie epidemii pracodawca może polecić zatrudnionym osobom wykonywanie pracy zdalnej. Powinien też zapewnić potrzebne do niej narzędzia i materiały, a także obsługę logistyczną. To argument za tym, że poniesione wydatki można rozliczyć w podatkowych kosztach.

Podobnie jest, gdy pracownik sam kupił wyposażenie, np. biurko czy krzesło, a firma odda mu pieniądze. Może też przyznać zatrudnionemu stały ekwiwalent za zużycie urządzeń będących jego własnością, np. komputera. To także podatkowy koszt pracodawcy. Ekwiwalent jest bowiem wypłacany po to, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Oczywiście zasady rozliczeń z pracownikiem powinny być udokumentowane, np. protokołem przekazania sprzętu.

Jedyny na rynku komentarz do nowej ustawy PZP w Systemie Legalis. Kup dostęp online → Sprawdź

Firmy nie powinny mieć też problemów z wydatkami na środki ochrony dla zatrudnionych osób. Do ich zapewnienia zobowiązują pracodawców przepisy kodeksu pracy. W wydanych w lipcu 2020 r. objaśnieniach resort finansów podkreślił, że w czasie epidemii przedsiębiorcy mają nowe obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Mogą też z własnej woli stosować środki, które przeciwdziałają zagrożeniu Covid-19.

Pracodawcy kupują więc zakrycia twarzy (maseczki, przyłbice), żele i płyny do dezynfekcji, ochronne rękawice, fartuchy czy kombinezony. Jak czytamy w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie „Rzeczpospolitej”: „tego rodzaju wydatki mają cechy kosztu podatkowego jako racjonalnie uzasadnione z punktu widzenia zapewnienia sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa”.

Firma zaliczy też do kosztów testy na koronawirusa fundowane załodze.

Podatkowo można także rozliczyć wydatki na zabezpieczenie firmowych budynków, np. przerobienie otwartych przestrzeni na gabinety, ustawienie nowych ścian czy założenie specjalnych systemów wentylacji. Trzeba jednak pamiętać, że niektóre z tych inwestycji powinny być amortyzowane (czyli rozłożymy koszt na wiele lat).

– Opisane wydatki są podatkowym kosztem także wtedy, gdy zostały sfinansowane środkami z tarczy Polskiego Funduszu Rozwoju. Może się oczywiście zdarzyć, że firma wydała pieniądze z tarczy niezgodnie z przeznaczeniem. Na przykład dostała wsparcie obrotowe, a kupiła komputery do pracy zdalnej. Może to stanowić problem w rozliczeniach z PFR, nie pozbawia jednak prawa do zaliczenia wydatków do podatkowych kosztów – podkreśla Paweł Kuźmiak, doradca podatkowy, partner w DSK Kancelaria.

Więcej treści z Rzeczpospolitej po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź