Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.; dalej: VATU), faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zgodnie z art. 106m ust. 1 VATU, bez względu na formę podatnik ma obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Na dzień dzisiejszy, faktury wystawia się papierowo lub elektronicznie. Choć stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 VATU).
Faktury wystawione oraz otrzymane trzeba też przechowywać. Zasady w tym zakresie określa art. 112a VATU. Podatnicy przechowują więc faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy nie określają zaś formy, w jakiej faktury powinny być przechowywane. Logiczne wydaje się więc stosowanie analogii między sposobem przechowywania dokumentu a formą jego wystawienia. Nie jest to jednak reguła bezwzględna. Problem przechowywania w formie elektronicznej faktur papierowych znany jest w praktyce podatkowej od dawna. Od dłuższego już czasu, fiskus nie widzi jednak w tej kwestii przeciwwskazań. Od 1.1.2022 r. na scenie pojawia się nowa forma wystawiania odbierania i przechowywania faktur. Czy coś się w praktyce podatkowej zmieni?
Czego dotyczyła sprawa?
Podatnik prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży urządzeń technicznych. Jak to w biznesie bywa, nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup – co nie jest żadną sensacją – jest udokumentowany fakturami. Podatnik stosuje dwie procedury w zakresie otrzymywania, przetwarzania i archiwizowania faktur, bo też otrzymuje je podatnik w dwóch postaciach, tj. w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail, albo w wersji papierowej.
W przypadku faktur otrzymywanych w wersji elektronicznej na wskazany adres e-mail, na skrzynce jest ustawiona archiwizacja, która przechowuje faktury przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury są pobierane ze skrzynki i wprowadzane do systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Faktury są załączane do systemu w formacie pdf lub jpg, co uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Natomiast w zakresie faktur otrzymywanych w wersji papierowej procedura archiwizacji wygląda następująco: faktury otrzymują pieczątkę z datą wpływu, a kolejno są skanowane i zapisywane w formacie pdf, a następnie wprowadzane do systemu.
Jednocześnie oprócz archiwizacji elektronicznej, podatnik prowadzi także archiwizację faktur w wersji papierowej. Wiąże się to ze znacznymi kosztami, co podatnikowi niekoniecznie się podoba. Podatnik rozważa więc odstąpienie od przechowywania papieru, skoro i tak ma dostęp do tych samych dokumentów w elektronicznej formie. Archiwum znajduje się na serwerze, który znajduje się w siedzibie firmy. Dokumenty są skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego zarządzania dokumentami przez specjalnie dedykowany zespół. Każdy dokument otrzymuje swój unikalny numer umożliwiający jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie pdf. Administracją serwerem zajmują się administratorzy systemów informatycznych. Posiadane oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym, dzięki czemu odszukanie informacji poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu jest możliwe w każdej chwili.
Podatnik chce utworzyć dodatkowe archiwum na dysku sieciowym. W tym celu wdroży nową aplikację, która codziennie w nocy pobierze dokumenty z bazy danych z określoną datą utworzenia np. z poprzedniego dnia przetworzy plik binarny na format pdf i zapisze na dysku sieciowym w folderze z określoną datą. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą oficjalnie niszczone. Podatnik będzie zaś przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Pytanie tylko, czy w przypadku faktur papierowych, tego rodzaju podejście będzie prawidłowe. I czy aby nie pozbawi aby podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych papierowo, ale przechowywanych wyłącznie elektronicznie.
Stanowisko organu
W interpretacji indywidualnej z 29.11.2021 r., 0111-KDIB3-3.4012.473.2021.3.PJ, Dyrektor KIS przypomniał, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych. Te drugie określone zostały w art. 88 VATU. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Co jednak ważne, nie znajdziemy w tym przepisie nic co wskazywałoby, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego uzależnić trzeba od rodzaju faktury czy od formy jej przechowywania.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych. Organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w art. 112a VATU. Podatnicy powinni zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego bezzwłoczny dostęp do faktur a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Na żądanie organu. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe. Na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów organy oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Zatem w analizowanej sytuacji podatnik zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, przechowywanych i archiwizowanych następnie wyłącznie w formie elektronicznej. Bez wpływu pozostaje okoliczność zniszczenia faktur otrzymanych pierwotnie w oryginalnej wersji papierowej. Podejście podatnika będzie więc zgodne z przepisami VATU. Podatnik zachowa więc na ogólnych zasadach prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nawet po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.
Ww. zasady nie znajdą zastosowania do faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z wchodzącym w życie art. 112aa VATU, faktury ustrukturyzowane będą bowiem przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Stosowanie przepisów art. 112 i art. 112a VATU zostało względem faktur ustrukturyzowanych wprost wyłączone. A przynajmniej do upływu okresu dziesięcioletniego, podatnik nie będzie musiał przejmować się archiwizacją tego rodzaju dokumentów.
Być może więc problemy takie, jak opisany przez wnioskodawcę omawianej interpretacji niebawem przestaną być aktualne. Co prawda faktury ustrukturyzowane to póki co rozwiązanie fakultatywne. Ale już dziś głośno mówi się o tym, by taka forma stała się obligatoryjna od 1.1.2023 r. Tyle dobrego, że odpadną obowiązki archiwizacyjne. Kosztowne obowiązki, bo przecież takie skanowanie faktury papierowej i odpowiednie jej zaewidencjonowanie wymaga wsparcia systemowego (oraz czynnika ludzkiego). A to kosztuje. Tyle tylko, że do archiwizowanych w ten sposób faktur, dostęp obok podatnika będzie miał również fiskus. I to wcale nie „na żądanie”.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
