Przepisy ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.; dalej: VATU) dotknęła wraz z 1.1.2022 r. kolejna istotna nowelizacja. Chodzi o faktury ustrukturyzowane oraz system KSeF do ich obsługi. Jak to zwykle w przypadku rozwiązań na styku podatków i IT bywa, dużo wątpliwości budzi sfera techniczna. Ministerstwo Finansów sukcesywnie uchylało rąbka tajemnicy. Opublikowało z pewnym wyprzedzeniem chociażby środowisko testowe, specyfikację interfejsu KSeF czy struktury logiczne nowego rodzaju faktur.
Równolegle trwały także prace prawotwórcze. Minister Finansów opublikował m.in. rozporządzenie z 27.12.2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481). Przepisy tego aktu prawnego określają rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień. Ale także sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur. Oraz dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Co potrzeba, by obsługiwać KSeF?
Przypomnijmy, że aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, ale także w innym zakresie korzystać z KSeF, podatnik (upoważniona osoba) musi posiadać uprawnienie do wystawiania lub do dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Uprawnienia te nie biorą się znikąd. Trzeba je najpierw nadać. W sposób bezpieczny, uwzględniający konieczność zapewnienia prawidłowej identyfikacji i weryfikacji użytkowników KSeF.
Nadawanie uprawnień dokonywane ma być za pomocą oprogramowania interfejsowego przez portal podatkowy na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia. Niezbędne będzie uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym albo ewentualnie unikalnym tokenem KSeF.
Jakie są rodzaje uprawnień?
Przepisy przewidują trzy rodzaje uprawnień do korzystania z systemu KSeF:
- uprawnienie do nadawania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; przysługuje ono podatnikowi, osobie fizycznej wskazanej przez podatnika a także organom egzekucyjnym i komornikom oraz osobom przez nich wskazanym (dla dostaw w trybie egzekucji). To takie „meta-uprawnienie”, w którego wywodzić można uprawnienie zasadnicze, czyli…
- …uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych; katalog upoważnionych jest taki sam jak wyżej, rozszerzony jednak o podmiot wskazany przez podatnika oraz osobę fizyczną wskazaną przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;
- uprawnienie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę towarów lub usług; posiada je wskazany przez podatnika nabywca oraz podmioty uprawnione przez nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (chodzi o szczególny tryb umów w sprawie wystawiania faktur, o którym mowa w art. 106d VATU).
Sposoby nadawania uprawnień
Nadawanie, ale też zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur co do zasady odbywa się (jako się rzekło) za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Potrzeba tu skorzystania ze specyfikacji oprogramowania interfejsowego. W pierwszej kolejności, wskazać trzeba rodzaj nadawanego uprawnienia. Niezbędne będzie także podatnie szeregu danych identyfikacyjnych (np. NIP podatnika, PESEL i innych danych identyfikacyjnych osoby fizycznej, numeru i serii dowodu osobistego, danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny. A w sytuacjach szczególnych, także danych dodatkowych (dla np. sprzedaży w trybie egzekucji, przedstawiciela podatkowego itp.).
Alternatywną formą nadawania uprawnień jest złożenie papierowo do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – zgodnie z formularzem ZAW-FA (dla podmiotów, które nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się w sposób elektroniczny).
Korzystanie z KSeF
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga dwupoziomowego uwierzytelnienia. W pierwszym kroku trzeba posłużyć się:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, lub
- podpisem zaufanym.
W drugim kroku, niezbędne jest użycie wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur ciągu znaków alfanumerycznych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień oraz weryfikacja posiadanych uprawnień.
Jak uzyskać dostęp do faktury ustrukturyzowanej?
Na jeden z poniższych sposobów, poprzez podanie:
- numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
- numeru faktury ustrukturyzowanej;
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora;
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
- kwoty należności ogółem.
W uzasadnieniu do omawianego rozporządzenia Minister Finansów wskazuje wprost, że wprowadzane rozwiązanie ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. A tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT. Przy okazji jednak, przyczyni się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Narzędzie to pozwoli na ograniczenie działań podatników zaangażowanych w nieuczciwą działalność, co spowoduje ograniczenie nieuczciwej konkurencji.
To piękne idee. Podatnicy boją się jednak kwestii prozaicznych, czyli przede wszystkim technicznej sfery funkcjonowania nowego narzędzia. Na dziś stres jest o tyle ograniczony, że system KSeF będzie przez pierwszy rok funkcjonowania fakultatywny. Ministerstwo Finansów chciałoby jednak uzyskać decyzję derogacyjną Komisji Europejskiej. I wprowadzić Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obligatoryjne już od 1.1.2023 r.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
