Świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym (zob. wyrok SN z 19.5.2016 r., II UK 269/15) i nie jest uznawane za dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 § 1 i 2 KPC nawet wtedy, gdy zostało wydane przez urząd administracji państwowej (zob. wyrok SN z 4.7.2019 r., III UK 184/18; wyrok SN z 14.5.2012 r., II PK 238/11, OSNP Nr 7-8/2013, poz. 81). Świadectwo pracy nie tworzy żadnych praw podmiotowych, zawiera jedynie oświadczenie wiedzy (zob. wyrok SA w Białymstoku z 29.11.2017 r., III AUa 163/17). Ponieważ treść świadectwa pracy nie przesądza, że zawarte w nim informacje są prawdziwe czy niepodważalne i służy ono wyłącznie do celów dowodowych (zob. wyrok SA w Lublinie z 22.11.2018 r., III AUa 229/18), dlatego zarówno brak świadectwa pracy, jak i dokonana przez pracodawcę w takim dokumencie ocena charakteru zatrudnienia pracownika nie jest dla sądu wiążąca (zob. wyrok SA w Poznaniu z 29.5.2019 r., III AUa 1343/18; wyrok SA we Wrocławiu z 24.10.2018 r., III AUa 1040/18; wyrok SA w Katowicach z 28.6.2018 r., III AUa 813/18; wyrok SA we Wrocławiu z 5.6.2018 r., III AUa 284/18; wyrok SA w Lublinie z 3.3.2016 r., III AUa 817/15). Oznacza to, że treść takiego dokumentu może być weryfikowana, a zatem podlega kontroli zarówno co do prawdziwości wskazanych w nim faktów, jak i co do prawidłowości wskazanej podstawy prawnej (zob. wyrok SA w Szczecinie z 7.11.2019 r., III AUa 203/19; wyrok SA w Łodzi z 21.2.2019 r., III AUa 463/18; wyrok SA w Gdańsku z 19.7.2018 r., III AUa 1990/17; wyrok SA w Szczecinie z 19.7.2018 r., III AUa 756/17; wyrok SN z 26.3.2014 r., II UK 368/13, OSNP Nr 7/2015, poz. 99). Zarówno w postępowaniu przed organem rentowym, jak i w postępowaniu przed sądem można dążyć do ustalenia rzeczywistego stosunku pracy, nawet gdyby okazał się on sprzeczny z treścią świadectwa pracy (zob. wyrok SA w Szczecinie z 12.6.2018 r., III AUa 516/17).
W orzecznictwie podkreśla się, że świadectwo pracy podlega co do swojej wiarygodności i mocy dowodowej takiej samej ocenie, jak każdy inny dowód, nie ma silniejszej mocy dowodowej niż dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron (zob. wyrok SA w Szczecinie z 13.8.2019 r., III AUa 505/18; wyrok SA w Białymstoku z 19.6.2019 r., III AUa 251/19; wyrok SA w Białymstoku z 6.6.2019 r., III AUa 264/19; wyrok SA w Lublinie z 29.11.2018 r., III AUa 525/18; wyrok SA w Poznaniu z 5.8.2015 r., III AUa 1879/14). Dowód przeciwko stwierdzeniom zawartym w świadectwie pracy może być przeprowadzony w każdym czasie w ramach postępowania o konkretne roszczenie, również po upływie terminów określonych w art. 97 § 21 KP (zob. wyrok SN z 16.7.2009 r., II PK 1/09, OSNP Nr 5-6/2011, poz. 71). Dla celów dowodowych ważne jest zatem aby w przypadku świadectwa pracy określającego istnienie w określonym czasie stosunku pracy i warunki pracowniczego zatrudnienia dokument ten znalazł oparcie w dokumentach określających warunki zatrudnienia takich jak umowa o pracę, angaże, zakresy czynności (zob. wyrok SA we Wrocławiu z 15.1.2020 r., III AUa 851/19).
W przypadku gdy świadectwo pracy zawiera nieprawdziwe dane, pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania tego dokumentu wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Z regulacji zawartej w art. 97 § 21 KP wynika zatem, że pracownik ma nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i kwestionować zawarte w nim wadliwości (zob. wyrok SN z 20.6.2011 r., I PK 210/10). Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku odpowiedniego, czyli zgodnego z prawem, ukształtowania treści tego dokumentu. Jeśli jednak ujawni się wadliwość świadectwa pracy pracownik, który prawdziwości danych w nim zawartych nie kwestionował, musi – wspólnie z pracodawcą – ponieść konsekwencje owej wadliwości (zob. wyrok SA w Krakowie z 6.9.2012 r., III AUa 354/12). W świetle art. 97 § 21 KP nie można bowiem twierdzić, że pracownik nie ma wpływu na treść wydanego świadectwa pracy, które jego zdaniem nie odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy (zob. wyrok SN z 12.5.2011 r., I PK 228/10). Pracownik powinien wykazać się co najmniej przeciętną przezornością w staraniu o własne sprawy (zob. wyrok SN z 18.10.2011 r., I PK 54/11), dlatego jego bierne zachowanie powinno być brane pod uwagę przy ocenie stopnia jego przyczynienia się do powstania lub zwiększenia wyrządzonej przez pracodawcę szkody – uzyskania zaniżonych świadczeń z ubezpieczenia społecznego (zob. wyrok SN z 20.6.2011 r., I PK 206/10; wyrok SN z 8.6.2011 r., I PK 209/10).
Należy jednak podkreślić, że nie wszystkie dane podlegają sprostowaniu w trybie określonym w art. 97 § 21 KP. Pracownik nie może bowiem skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, bez wystąpienia z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 KP (zob. wyrok SO w Zielonej Górze z dnia 12.3.2019 r., IV Pa 4/19; wyrok SN z 14.7.2016 r., II PK 186/15; uchwała SN z 4.11.2009 r., I PZP 4/09, OSNP Nr 13-14/2010, poz. 154). Świadectwo pracy jest dokumentem, który ma potwierdzać zdarzenia i czynności w znaczeniu faktycznym. Żądanie sprostowania świadectwa pracy nie jest trybem, w którym można weryfikować zgodność z prawem tych czynności (zob. wyrok SN z 15.12.2009 r., II PK 156/09).
Z art. 99 KP wynika, że obowiązek wystawienia właściwego świadectwa pracy jest elementem treści stosunku pracy; niedopełnienie przez pracodawcę tej powinności rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą względem pracownika. Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie, o którym mowa w § 1, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Natomiast naprawienia innych szkód – niż utrata zarobków – wynikłych z niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy pracownik powinien dochodzić na gruncie przepisów prawa cywilnego na podstawie art. 471 KC w zw. z art. 300 KP (zob. wyrok SN z 12.5.2011 r., I PK 214/10; wyrok SN z 13.10.2004 r., II PK 36/04, OSNP Nr 8/2005, poz. 106).
Treść świadectwa pracy może też zostać zmieniona w związku z wyrokiem sądu. Zamieszczenie przez pracodawcę w świadectwie pracy wymaganej przez art. 97 § 3 KP informacji, związanej z orzeczeniem sądu pracy, z którego wynika, że rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, zgodnie z którą rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, oznacza, że pracownik przy ustalaniu uprawnień zależnych od sposobu rozwiązania stosunku pracy powinien być traktowany tak, jakby rozwiązano z nim stosunek pracy za wypowiedzeniem i nie może ponosić ujemnych następstw wiązanych przez prawo z rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy (zob. postanowienie SN z 16.7.2013 r., II PK 78/13). W rezultacie pracownik po tym, jak jego świadectwo pracy zostało sprostowane, nabywa wszelkich uprawnień, które wynikają z tego faktu (zob. wyrok SN z 8.11.2012 r., II PK 103/12, OSNP Nr 19-20/2013, poz. 219). Tego rodzaju informacja jest bowiem fikcją prawną, która pozwala formalnie traktować pracownika znajdującego się w takiej sytuacji jak osobę, której pracodawca wypowiedział umowę o pracę, ale jednocześnie nie ma podstaw do dalej idącego stwierdzenia, że wypowiedzenie umowy o pracę w takim przypadku powinno być uznane za nieuzasadnione, czy niezgodne z prawem (zob. wyrok SN z 8.6.2006 r., II PK 311/05). Z treści art. 97 § 3 KP nie można też wywieść normy, uprawniającej pracownika do jakiejkolwiek formy odszkodowania lub gratyfikacji z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Z przepisu tego wynika jedynie norma nakazująca takie ukształtowanie treści świadectwa pracy, aby wynikało z niego, że stosunek pracy został rozwiązany za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, a w konsekwencji traktowanie pracownika tak, jakby właśnie w taki sposób doszło z nim do rozwiązania stosunku pracy (zob. wyrok SN z 7.12.2016 r., II PK 258/15).
