Znowelizowany sposób zawiadamiania wierzycieli o zgromadzeniu wierzycieli został opisany w art. 105 ust. 5 i ust. 6 pkt 1 i 2 PrRestr. Zgodnie z art. 105 ust. 5 PrRestr zawiadomień wierzycieli o terminie zgromadzenia wierzycieli dokonuje nadzorca sądowy lub zarządca, a nie jak poprzednio sądy restrukturyzacyjne. Zmiana została wprowadzona, aby odciążyć sekretariaty sądowe w zakresie niektórych czynności o charakterze administracyjnym. Pomimo braku przedmiotowego przepisu prawnego w poprzednim stanie prawnym, zmiana ta nie wnosi niczego nowego, potwierdza jedynie dotychczasową praktykę sądową, zgodnie z którą sądy restrukturyzacyjne i tak wydawały zarządzenia nadzorcom lub zarządcom, aby to oni dokonywali zawiadomień wierzycieli.
Nowy wymóg formalny
Wraz z nowelizacją na podstawie art. 105 ust. 6 pkt 1 i 2 PrRestr na nadzorców sądowych lub zarządców został nałożony obowiązek, analogiczny do obowiązku dłużnika składającego wniosek o zatwierdzenie układu (art. 219 ust. 2 pkt 1 i 2 PrRestr). Od 24.3.2020 r. muszą oni bowiem, przed terminem zgromadzenia wierzycieli, przedłożyć sędziemu komisarzowi:
- otrzymane karty do głosowania, wraz z odpisami lub wydrukami z rejestru i pełnomocnictwami koniecznymi dla wykazania uprawnienia do oddania głosu oraz z informacją, czy w stosunku do wierzyciela zachodzą okoliczności wskazane w art. 116 (wyłączenia prawa do głosu) uszeregowane zgodnie z kolejnością przyjętą w spisie wierzytelności;
- dowód wysłania, co najmniej trzy tygodnie przed dniem zgromadzenia wierzycieli, zawiadomienia o zgromadzeniu wierzycieli na adres wskazany w rejestrze, do którego jest wpisany wierzyciel, o ile wierzyciel jest wpisany do rejestru, w przeciwnym przypadku na adres zamieszkania wierzyciela znany dłużnikowi.
Termin obwieszczenia
Zgromadzenie wierzycieli, zgodnie z art. 105 ust. 1 i 2 PrRestr zwołuje się przez obwieszczenie, w którym określa się termin, miejsce i przedmiot obrad oraz sposób głosowania. Obwieszczenie musi ukazać się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej na dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem zgromadzenia wierzycieli. W praktyce, z uwagi na treść nowelizacji i obowiązek przedłożenia sędziemu-komisarzowi dowodu wysłania, co najmniej trzy tygodnie przed dniem zgromadzenia wierzycieli, zawiadomienia o zgromadzeniu wierzycieli, większość obwieszczeń ukaże się również na co najmniej trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia.
Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której wierzyciele otrzymają informacje o zgromadzeniu wierzycieli jeszcze przed obwieszczeniem tej informacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Są to niezależne od siebie terminy i dla prawidłowości dokonania zawiadomienia wierzycieli, oba terminy wskazane w art. 105 PrRestr, muszą zostać łącznie zachowane, przy czym nie ma znaczenia czy pierwsze nastąpi obwieszczenie, czy zawiadomienie wierzycieli.
Niezachowanie wymogu
Niedopełnienie wszystkich wymogów związanych z zawiadomieniem wierzycieli o zwołanym zgromadzeniu wierzycieli nie powoduje automatycznie nieważności lub konieczności odroczenia zgromadzenia. O tym czy zgromadzenie odroczyć, decyduje sędzia-komisarz i jest to decyzja niezaskarżalna. Sędzia-komisarz powinien zdecydować się na odroczenie zgromadzenia wierzycieli, jeżeli w wyniku niedochowania wymogów zw. z zwołaniem wierzycieli, pojawią się wątpliwości czy wierzyciele mieli możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu, a nieobecni, nieprawidłowo zawiadomieni mogli mieć wpływ na przebieg zgromadzenia, w tym na podejmowane uchwały.
Szczególna sytuacja występuje w zakresie zgromadzeń wierzycieli zwołanych w celu głosowania nad układem. Brak dowodu doręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu wierzycieli wierzycielom, których liczba nie jest większa niż połowa wierzycieli uprawnionych do głosowania, a kwota ich wierzytelności przekracza jedną trzecią sumy wierzytelności uprawniających do głosowania nad układem, powoduje że zgromadzenia wierzycieli nie może się odbyć i powinno zostać odroczone.
Ponadto, jeżeli po przeprowadzeniu głosowania okaże się, że głosy wierzyciel, co do których nie ma dowodu doręczenia zawiadomienia, mogłyby wpłynąć na wynik głosowania, sędzia-komisarz jest zobowiązany do zarządzenia przerwy w zgromadzeniu w celu prawidłowego doręczenia zawiadomienia, chyba że stwierdzi na podstawie dowodu z dokumentu, że wierzyciele wiedzieli o zgromadzeniu.
