Tożsamość stawających przed notariuszem – współczesne problemy identyfikacji i weryfikacji

Stwierdzenie tożsamości jako obowiązek notariusza

Punktem wyjścia jest art. 85 § 1 ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614; dalej: PrNot), zgodnie z którym przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. Ustawa nie pozostawia więc samej potrzeby identyfikacji uznaniu notariusza.

Co do zasady stwierdzenie tożsamości następuje na podstawie prawem przewidzianych dokumentów. Art. 85 § 2 PrNot dopuszcza jednak również sytuację, w której osoba nie posiada takiego dokumentu – wówczas jej tożsamość musi zostać ustalona w sposób wyłączający wszelką wątpliwość. PrNot nie ustanawia przy tym zamkniętego katalogu alternatywnych metod identyfikacji.

Sposób stwierdzenia tożsamości nie pozostaje wyłącznie elementem wewnętrznej oceny notariusza. Zgodnie z art. 85 § 3 PrNot notariusz określa go w sporządzonym dokumencie. Identyfikacja jest zatem elementem samej procedury notarialnej, który powinien znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji czynności.

W praktyce istotne jest również odróżnienie stwierdzenia tożsamości od ustalenia zdolności do dokonania czynności oraz umocowania do działania za inną osobę. Prawidłowe ustalenie, że przed notariuszem znajduje się konkretna osoba fizyczna, nie przesądza jeszcze, że może ona skutecznie reprezentować spółkę, działać jako pełnomocnik albo dokonać konkretnej czynności we własnym imieniu.

mDowód przed notariuszem

Sposób identyfikacji zmieniło upowszechnienie dokumentu mObywatel, funkcjonującego w aplikacji jako mDowód. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy z 26.5.2023 r. o aplikacji mObywatel (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1275; dalej: MObywatelApU), jeżeli przepis wymaga stwierdzenia tożsamości lub obywatelstwa polskiego na podstawie dokumentu tożsamości, obowiązek ten uznaje się za spełniony również w przypadku wykorzystania dokumentu mObywatel.

Autentyczność dokumentu mobilnego może zostać zweryfikowana przy wykorzystaniu mechanizmów przewidzianych w aplikacji. Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje trzy sposoby weryfikacji mDowodu: wizualny, funkcjonalny oraz kryptograficzny, przy czym za najpewniejszy uznaje mechanizm wykorzystujący kod QR i dane pochodzące z systemu mObywatel.

Ma to znaczenie wobec pojawiania się podrobionych aplikacji imitujących mObywatel. W czynności o znacznych skutkach majątkowych poleganie wyłącznie na wyglądzie ekranu telefonu trudno uznać za rozwiązanie odpowiadające możliwościom, jakie daje cyfrowy dokument. Elektroniczna forma dokumentu może zwiększać pewność identyfikacji właśnie dlatego, że pozwala sprawdzić jego autentyczność w systemie, zamiast ograniczać się do oceny zabezpieczeń wizualnych.

MObywatelApU przewiduje ponadto, że dokument nie może być wykorzystywany do stwierdzenia tożsamości, jeżeli występują okoliczności powodujące, że jego użycie nie zapewnia niezbędnego poziomu pewności i bezpieczeństwa. Cyfrowy dokument nie eliminuje więc obowiązku samodzielnej oceny dokonywanej przez osobę weryfikującą.

Zastrzeżony PESEL – dodatkowy poziom ochrony

Od 1.6.2024 r. elementem niektórych czynności notarialnych jest także obowiązkowa weryfikacja numeru PESEL w rejestrze zastrzeżeń. Nie jest ona jednak kolejną metodą stwierdzania tożsamości. Jej celem jest przeciwdziałanie skutkom kradzieży tożsamości już po ustaleniu, kto bierze udział w czynności.

Zgodnie z art. 85a § 1 PrNot notariusz odmawia dokonania czynności obejmującej nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości albo udziału w niej, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, a także sporządzenia pełnomocnictwa do takich czynności, jeżeli numer PESEL strony lub mocodawcy jest zastrzeżony. Przed dokonaniem tych czynności notariusz ma obowiązek sprawdzić rejestr.

Przy innych czynnościach art. 85a § 2 PrNot daje notariuszowi możliwość sprawdzenia zastrzeżenia PESEL i odmowy dokonania czynności, jeżeli numer co najmniej jednego uczestnika został zastrzeżony. Ustawa reguluje również sposób postępowania na wypadek niedostępności systemu.

Stwierdzenie tożsamości i sprawdzenie zastrzeżenia numeru PESEL są zatem dwiema odrębnymi czynnościami kontrolnymi. Dokument odpowiada na pytanie, kto staje przed notariuszem, natomiast rejestr PESEL pozwala ustalić, czy osoba ta skorzystała z ustawowego mechanizmu ochrony swojej tożsamości.

Identyfikacja na gruncie AML

Dodatkowy poziom weryfikacji wynika z ustawy z 1.3.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 644; dalej: TerroryzmU). W odniesieniu do czynności wskazanych w art. 2 ust. 1 pkt 13 TerroryzmU notariusz jest instytucją obowiązaną, a środki bezpieczeństwa finansowego obejmują m.in. identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości oraz identyfikację beneficjenta rzeczywistego.

Na gruncie AML identyfikacja i weryfikacja są rozdzielone. Pierwsza polega na ustaleniu wymaganych danych, natomiast weryfikacja ma potwierdzić ich prawdziwość. Art. 37 TerroryzmU pozwala w tym celu korzystać nie tylko z dokumentów tożsamości i rejestrów, ale również z innych danych pochodzących z wiarygodnych i niezależnych źródeł, w tym – jeżeli są dostępne – ze środków identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.

Obowiązki AML nie zastępują art. 85 PrNot. Notarialne stwierdzenie tożsamości służy prawidłowemu dokonaniu czynności notarialnej, natomiast identyfikacja AML jest elementem systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W konkretnej czynności oba mechanizmy mogą występować równolegle.

Cudzoziemiec, pełnomocnik i reprezentant – tożsamość to dopiero pierwszy etap

Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których stawający posługuje się dokumentem zagranicznym. Art. 85 PrNot nie ogranicza identyfikacji do polskiego dowodu osobistego lub paszportu, posługując się szerszym pojęciem „prawem przewidzianych dokumentów”. W przypadku cudzoziemca konieczna jest więc ocena dokumentu, którym zgodnie z właściwymi przepisami może on potwierdzić swoją tożsamość.

Problemy praktyczne mogą dotyczyć m.in. odmiennego zapisu imienia lub nazwiska, transliteracji, braku numeru PESEL albo rozbieżności między dokumentem tożsamości i danymi figurującymi w innych dokumentach przedstawionych przy czynności. Rozbieżność danych nie powinna być automatycznie utożsamiana z brakiem tożsamości, ale wymaga jej wyjaśnienia przed dokonaniem czynności.

Podobnie w przypadku przedstawiciela osoby prawnej lub pełnomocnika ustalenie tożsamości osoby fizycznej jest dopiero pierwszym etapem kontroli. Oddzielnie należy ustalić istnienie i zakres umocowania. Elektronizacja KRS i innych rejestrów ułatwia tę kontrolę, ale nie zmienia zasadniczego rozróżnienia między pytaniami: „kim jest osoba stawająca?” oraz „czy i w jakim zakresie może działać za inny podmiot?”.

W stronę wieloźródłowej weryfikacji tożsamości

Rozwój Europejskiego Portfela Tożsamości Cyfrowej może w kolejnych latach jeszcze bardziej zmienić sposób potwierdzania danych. Zmienione rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014 r. Nr 257, s. 73) przewiduje możliwość bezpiecznego przechowywania i przedstawiania danych identyfikacyjnych oraz elektronicznych poświadczeń określonych cech i uprawnień.

Nie oznacza to jednak, że identyfikacja notarialna zostanie sprowadzona do automatycznego odczytu danych z urządzenia. Najbardziej prawdopodobnym kierunkiem jest łączenie kilku źródeł: dokumentu, danych rejestrowych, elektronicznego potwierdzenia ich autentyczności i bezpośredniej oceny osoby przez notariusza.

Znaczenie takiego modelu rośnie wraz z rozwojem metod fałszowania cyfrowej tożsamości. Aktualne standardy dotyczące zdalnego potwierdzania tożsamości zwracają uwagę m.in. na możliwość wykorzystywania generatywnej AI i deepfake’ów do oszukiwania systemów biometrycznych oraz kontroli prowadzonych przez człowieka. Samo porównanie obrazu twarzy ze zdjęciem nie powinno być zatem traktowane jako wystarczający model przyszłej cyfrowej identyfikacji.

Zmieniają się narzędzia, ale nie zasadniczy cel art. 85 PrNot: notariusz przed dokonaniem czynności musi osiągnąć wymagany poziom pewności, że osoba, która przed nim staje, jest rzeczywiście tą, za którą się podaje.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →