Jak rozliczyć zakup okularów dla osób pracujących przy komputerach? – zapytał jeden z naszych czytelników. Interesuje go PIT (zastosowanie zwolnienia), CIT (zaliczenie wydatku do kosztów) i VAT (możliwość odliczenia). W pierwszych dwóch sprawach odpowiedzi są pozytywne, w trzeciej jest problem.
Praca przy monitorze
Zacznijmy od przypomnienia przepisów prawa pracy, a konkretnie rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wynika z niego, że pracodawca powinien zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym.
– Najczęściej jest tak, że pracownik, który dostał podczas badań medycyny pracy zalecenie używania okularów, kupuje je samodzielnie, a firma zwraca mu cały koszt albo jego część – mówi Michał Kowalski, adwokat i doradca podatkowy w kancelarii KNDP.
Czy taki zwrot wydatków jest zwolniony z podatku? Tak, jest zwolniony – potwierdza Krajowa Informacja Skarbowa. Powołuje się na art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że nieopodatkowane są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za nie, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
– Jeśli więc wszystko odbędzie się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, można zastosować zwolnienie – wskazuje KIS.
A na kogo powinna być wystawiona faktura, czy na pracownika? – dopytuje czytelnik. – Dla celów PIT nie ma to decydującego znaczenia – tłumaczy KIS.
Potwierdza to wcześniejsze stanowisko ministra finansów (nr DD3/033/179/1/CRS/10/PK-1244). Podkreślono w nim, że to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary. Może sam mu je kupić, może też zwrócić mu pieniądze na podstawie wystawionej na zatrudnionego faktury. Obie formy są zgodne z rozporządzeniem i uprawniają do zastosowania zwolnienia podatkowego.
Środki ochrony
Druga sprawa – zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Tu nie powinno być większych wątpliwości. – Wydatki na rzecz pracowników można zaliczyć do kosztów. Tym bardziej jeśli pracodawcy są zobowiązani do ich poniesienia. Kosztu nie dyskwalifikuje wystawienie faktury na pracownika. Pracodawca księguje go na podstawie dowodów wewnętrznych – tłumaczy KIS.
Potwierdzają to też interpretacje indywidualne. Przykładowo, w jednej z nich czytamy: „Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, i zasady ich przyznawania uregulowane uchwałą zarządu spółki, a także fakt, że refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonywana jest na podstawie podania pracownika złożonego łącznie z zaświadczeniem lekarskim o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym i oryginałem faktury za zakupione okulary potwierdzonej przez kierownika działu ds. BHP, należy stwierdzić, że wydatki te mają charakter kosztów pracowniczych i mogą stanowić dla spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów” (nr IPPB5/4510-45/15-2/KS).
Kontrowersyjne stanowisko
Problem pojawia się przy rozliczeniu VAT. – Pracodawca tylko finansuje zakup okularów, natomiast prawo do rozporządzania nimi jak właściciel ma pracownik. Dlatego firmie nie przysługuje odliczenie VAT – wskazuje KIS.
– To kontrowersyjne stanowisko. O odliczeniu VAT powinno decydować to, że wydatek na okulary jest obowiązkowy. Można go uznać za niezbędny koszt funkcjonowania firmy. Ma więc związek z wykonywaniem opodatkowanych czynności – podkreśla Michał Kowalski.
Ekspert dodaje, że szanse na odliczenie rosną, jeśli to pracodawca nabędzie okulary (faktura jest wystawiona na jego dane), a następnie udostępni je pracownikowi. – W praktyce tak się jednak nie robi, to skomplikowana i nieżyciowa konstrukcja – mówi Michał Kowalski.
Takie rozwiązanie nie podoba się też konsultantom z KIS. – Skoro okulary są dla pracownika, to faktura powinna być na niego. Inaczej nie będzie odzwierciedlała rzeczywistości – twierdzi KIS.
– Wychodzi więc na to, że ten sam wydatek jest kosztem CIT, natomiast nie daje prawa do odliczenia VAT – podsumowuje Michał Kowalski.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
