Całość korespondencji on-line

Zmiany mają charakter tymczasowy, obowiązywać będą jedynie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich. Obligatoryjne doręczenia przez Portal Informacyjny sądu dotyczą jedynie spraw rozpoznawanych według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego.

W związku z tym Sąd nie będzie wysyłał do profesjonalnych pełnomocników procesowych pism drogą tradycyjną. Całość kierowanej przez sąd korespondencji ma być doręczana online poprzez konta na Portalu Informacyjnym (np. odpis wyroku zapadłego na posiedzeniu niejawnym, odpis wyroku z uzasadnieniem, postanowienia lub zarządzenia wydane na posiedzeniu niejawnym). Przynajmniej w założeniach, o czym dalej.

Przepisy zmienionej ustawy KoronawirusU stosuje się również do postępowań rozpoznawanych według przepisów ustawy z 17.11.1964 r.  Kodeks postępowania cywilnego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (art. 6 ustawy o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw z 28.5.2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1090). Nowa regulacja prawna ma zatem zastosowanie do wszystkich sądowych postępowań cywilnych, także tych będących w toku.

Wymóg doręczenia elektronicznego poprzez Portal Informacyjny nie dotyczy pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu (np. zobowiązanie do złożenia odpowiedzi na pozew przesyłane wraz z odpisem pozwu strony przeciwnej, czy zobowiązanie do ustosunkowania się do opinii biegłego przesyłane wraz z opinią). Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym. Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w KPC właściwe dla doręczenia pisma sądowego.

Praktyka przewodniczących wydziałów

Na podstawie art. 15 zzs (9) ust. 1 KoronawirusU Przewodniczący może jednak zarządzać odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma. Oznacza to, że dla skutecznego odstąpienia konieczne jest wydanie zarządzenia o odstąpieniu od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w sprawie, której dany sędzia przewodniczący. Za dyskusyjne należy uznać natomiast wydanie zarządzenia ogólnego o odstąpieniu od doręczenia pism za pośrednictwem Portalu we wszystkich prowadzonych przez sędziwego sprawach, skoro odstąpienie dotyczyć ma charakteru konkretnego pisma. Klauzula ma charakter generalny i pozostawia duże pole uznaniowości dla przewodniczącego, który powinien podjąć decyzję kierując się okolicznościami danej sprawy.

Natomiast można zwrócić uwagę na praktykę przewodniczących wydziałów niektórych sądów warszawskich, gdzie na podstawie § 34 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych w związku z art. 15 zzs(9) ust. 5 KoronawirusU zarządza się we wszystkich sprawach z referatu sędziów odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w okresie od określonej daty do określonej daty, z uwagi na fakt, że system SAWA nie jest w pełni zintegrowany z systemem informacyjnym. Niemniej każdorazowo takie odstąpienie dla swej skuteczności wymagać będzie jednak umieszczenia wzmianki na wstępie pisma o odstąpieniu od doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Nowelizacja ustawy o e-doręczeniach od 3.7.2021 r. - w Iuscase masz to pod kontrolą! Sprawdź

Wątpliwości interpretacyjne

Przede wszystkim niezależnie od samych wątpliwości interpretacyjnych wynikających z lakonicznych, w istocie cząstkowych regulacji ustawowych, czy braku kompleksowego uregulowania zasad funkcjonowania systemu teleinformatycznego dla doręczeń obustronnych, nie zadbano nawet o odpowiednie przygotowanie wdrożenia reformy. Praktycznie z dnia na dzień, bez przeprowadzenia jakichkolwiek szkoleń dla pracowników sądów, bez zmiany stosownych zarządzeń prezesów sądów dotyczących biurowości sekretariatów sądów, czy wreszcie braku nowelizacji zarządzenia o biurowości – zmieniony został cały system doręczeń papierowych, który był stosowany niemalże od zawsze. Nie można też zapominać, że według szacunków w dniu wprowadzenia reformy blisko 22 000 zawodowych pełnomocników nie posiadało konta w Portalu Informacyjnym. Portal ten nie był obowiązkowy dla pełnomocników, zasadniczo był pomyślany jako swoista „nakładka” na system biurowości sądu. Portal służył do uzyskiwania informacji o sprawie, a treść pisma tam zamieszczanych wykraczał poza same pisma podlegające doręczeniu. Co więcej, ustawodawca w ogóle nie przewiduje żadnej alternatywny dla doręczeń elektronicznych w sytuacji, gdy doręczenia takiego nie można wykonać z innych przyczyn niż charakter pisma. Pomija także kwestię e-wykluczenia. Niewątpliwym błędem jest w ogóle wykluczenie możliwości tradycyjnego doręczenia pisemnego w sytuacji, gdy nie możliwe jest wykonanie doręczenia elektronicznego poprzez portal informacyjny sądu, a to z uwagi na inne obiektywne okoliczności (choćby losowe) (tak stanowisko Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie z 7.7.2021 r., https://www.ora-warszawa.com.pl/aktualnosci/komunikaty-wewnetrzne/jednoglosne-stanowisko-ora-w-warszawie-w-sprawie-e-doreczen/)

Skutki nieposiadania konta w Portalu Informacyjnym

System doręczeń przez Portal Informacyjny faktycznie wymusza jednak doręczenie pism sądowych przez tenże, pomimo, że brak jest ustawowego wymogu posiadania konta przez profesjonalnego pełnomocnika w tym systemie. Już obecnie zarysowują się dwie przeciwstawne interpretacje tego stanu rzeczy.

Według pierwszej z nich nie można przyjąć skutku doręczenia dla pełnomocnika, który nie posiada konta w Portalu Informacyjnym. Stanowisko to uwzględniać musi równocześnie fakt, że dostęp do akt sprawy w Portalu Informacyjnym nie jest automatyczny, ale następuje na wniosek, po dokonaniu ustaleń co do sygnatury sprawy, która w dodatku w toku jej trwania może się zmieniać. Okoliczność uzyskania dostępu do sprawy nie jest zatem w pełni zależna od pełnomocnika. Ustawa nie może nakładać na pełnomocników obowiązku, który jest niemożliwy do spełnienia lub też przewidywać skutek doręczenia w sytuacji, gdy pełnomocnik nie miał rzeczywistego dostępu do sprawy w Portalu Informacyjnym, bo mu go nie udzielono albo udzielono z opóźnieniem. Dlatego też przykładowo w Wydziałach I i III Sądu Apelacyjnego w Krakowie przyjęto, że doręczenia w trybie art. 15 zzs(9) KoronawirusU mogą być stosowane wyłącznie w stosunku do tych pełnomocników, którzy mają założone konto w Portalu Informacyjnym oraz uzyskali w tym Portalu dostęp do danej sprawy. Jak wskazuje się nałożenie na kogokolwiek obowiązku związanego z ryzykiem zastosowania wobec niego sankcji musi przybrać postać przepisu pozytywnego. Obowiązek taki winien wynikać wprost z normy prawnej, nie może być dorozumiany (to przecież dlatego w art. 9 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych wprost nałożono na pełnomocników obowiązek posiadania adresu do doręczeń). Tymczasem z żadnego przepisu nie wynika, by pełnomocnicy zawodowi mieli obowiązek uczestniczenia w Portalu Informacyjnym. Podkreśla się również, że wprowadzona regulacja e-doręczeń przez Portal Informacyjny jest systemowo nie do pogodzenia z treścią art. 125 §2(1) – §2(4) KPC, dopuszczającym wnoszenie do sądu i doręczanie stron pism drogą elektroniczną, ale wyłącznie wówczas, gdy dokonano wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz gdy dokonanie takiego wyboru jest możliwe z przyczyn technicznych, leżących po stronie sądu. Jednocześnie wskazuje się, że do dnia dzisiejszego przewidziany przepisami prawa system teleinformatyczny umożliwiający doręczenia nie powstał.

Drugie, całkowicie przeciwstawne stanowisko zdaje się sankcjonować obowiązek faktyczny posiadania konta w Portalu Informacyjnym przez pełnomocnika, który implicite wynika z treści art. 15 zzs(9) KoronawirusU. Obowiązujące przepisy, mimo, że nie artykułują wprost obowiązku posiadania konta w Portalu, z uwagi na obligatoryjny charakter doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, wymagają niejako od profesjonalnego pełnomocnika założenia konta w systemie (tak np. stanowisko Prezesa Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu). Zwraca się uwagę, że obecnie trwa proces masowego zakładania kont przez pełnomocników zawodowych, co możliwe jest m.in. za pośrednictwem Profilu Zaufanego, bez konieczności wizyty w sądzie. Zdaniem zwolenników tego poglądu, nie istnieją zatem żadne techniczne powody dla braku założenia konta przez pełnomocnika. Sądy powszechne otrzymały także wytyczne skierowane przez Zastępcę Koordynatora Krajowego ds. Informatyzacji sądownictwa powszechnego, a dotyczącego zapewnienia bezwnioskowego dostępu do sprawy w Portalu Informacyjnym pełnomocnikom zawodowym. Stąd, co do zasady pełnomocnik powinien uzyskać dostęp bez odrębnego wnioskowania w systemie. W związku z tym, że system odnotowuje nie tylko datę zamieszczenia dokumentu w Portalu Informacyjnym, ale również datę uzyskania przez pełnomocnika dostępu do sprawy, w razie wątpliwości posiadanych przez sąd co do momentu doręczenia pisma, jest możliwość odczytania danych o tym, w którym najwcześniej momencie pełnomocnik miał szansę zapoznania się z dokumentem zamieszczonym w Portalu Informacyjnym. Tyle wytyczne, niemniej praktyka udzielania dostępu do sprawy wciąż pozostawia wiele do życzenia.

Stąd zdaniem niektórych, udzielenie dostępu do sprawy po 3.7.2021 r. może się odbyć nawet bez wniosku pełnomocnika. W sądach działa system ROBUS (Rejestr Osób Biorących Udział w Sprawach), w którym znajduje się baza zawodowych pełnomocników. Na podstawie taj bazy, sąd jest w stanie ustalić numer PESEL konkretnego pełnomocnika. Zaleca się zatem, aby w pierwszym piśmie procesowym skierowanym do sądu wskazywać numer wpisu na listę adwokatów/radców prawnych. Sąd, mając ten numer, jest w stanie ustalić numer PESEL i przypisać danego pełnomocnika do sprawy. Wskazywanie numeru wpisu na listę adwokatów/radców prawnych pozwoli uniknąć innych problemów związanych z nieudzieleniem dostępu do sprawy z powodu np. nieprawidłowego adresu kancelarii, itd. które powodowały odmowę dostępu do Portalu Informacyjnego, bo sąd w oparciu o wpis na listę, ustali także PESEL danego pełnomocnika.

Prawo i postępowanie cywilne – najczęściej wybierane moduły. Skonfiguruj Twój System Legalis! Sprawdź

Niemniej zwolennicy poglądu o faktycznej obligatoryjności posiadania konta w Portalu Informacyjnym przez zawodowego pełnomocnika również nie akceptują sytuacji przyjęcia skutku doręczenia przez Portalu Informacyjny, w sytuacji gdy pełnomocnik nie posiadał dostępu do sprawy. Według tej interpretacji, gdy pełnomocnik uzyskał dostęp do sprawy później niż data publikacji w portalu pisma sądowego podlegającego doręczeniu, należy dokonać ponownej publikacji pisma w Portalu Informacyjnym, a pełnomocnik nie musi wówczas składać wniosku o przywrócenie terminu. Sytuacja pozostaje analogiczna z wadliwym doręczeniem papierowym na np. niewłaściwy adres. Wydaje się, że formułowanie takiego poglądu tylko potwierdza tezę, iż z nieposiadania konta w Portalu Informacyjnym przez pełnomocnika zawodowego nie można wyciągać żadnych negatywnych skutków procesowych dla reprezentowanej strony. Tym bardziej, że jak zastrzeżono powyżej, posiadanie konta w Portalu Informacyjnym przez pełnomocnika zawodowego nie ma charakteru obowiązku pozytywnego.

Rodzaje pism sądowych w Portalu Informacyjnym

Dalsze wątpliwości wywołuje szereg kwestii, a w szczególności, jakie pisma sądowe są doręczane przez Portal Informacyjny (uwzględniając właśnie fakt, że w tym systemie ukazują się wszystkie pisma wytworzone przez sąd, a nie tylko te podlegające doręczeniu według KPC). W tym zakresie również można wskazać na co najmniej trzy konkurujące ze sobą stanowiska. Pierwsze w nich odwołuje się do doktrynalnego rozumienia pojęcia pisma sądowego, które co prawda nie jest zdefiniowane przez przepisy KPC, ale opisywane jest właśnie przez doktrynę. Pismem sądowym są również orzeczenia, w tym zarządzenia, postanowienia, wyroki. Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 27.1.2006 r., III CK 369/05, Legalis odpisem w rozumieniu przepisów KPC, w tym odpisem orzeczenia w rozumieniu art. 140 KPC jest dokument wiernie odzwierciedlający treść oryginału orzeczenia albo jego kopia. Dokument ten nie musi być uwierzytelniony lub poświadczony za zgodność. A zatem możliwym jest umieszczenie odpisu orzeczenia także bez podpisu w Portalu Informacyjnym.

Z kolei, bardziej rygorystyczny pogląd – i wydaje się prawidłowy – odwołuje się do treści zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz działów administracji sądowej z 19.6.2019 r. (Dz.Urz. MS z 2019 r. poz. 138; dalej: Zarządzenie). Decyzja, co jest pismem sądowym w rozumieniu art. 15zzs(9) KoronawirusU, będzie niestety – póki co – zależeć od Prezesa Sądu Okręgowego lub Apelacyjnego. Ustawa nie wprowadza jednolitej definicji pisma sądowego, w szczególności takiego, które nie wymaga własnoręcznego podpisu.  Na mocy § 21 ust. 4 Zarządzenia pisma sądowe określone w jego załączniku nr 3, zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu. Pismo sądowe, a w razie przesłania odpisu orzeczenia – pismo przewodnie, przy którym przesyłany jest odpis, powinno zawierać wskazanie danych osoby, która w sytuacji określonej w ust. 1 podpisałaby pismo. Nie stosuje się § 31 w zakresie wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem oraz § 23 w zakresie wymogu podpisania pozostawionej w aktach kopii wysłanego pisma. Przepis ten nie ma zastosowania w sytuacji, gdy przepisy szczególne ustaw bądź rozporządzenia wymagają zamieszczenia podpisu pod określonym pismem sądowym oraz dla przypadków wydawania odpisów i wypisów na wniosek uprawnionych osób. Załącznik nr 3 wskazuje, że bez podpis mogą być zamieszczane w systemie teleinformatycznym sądu:

  1. wezwania,
  2. zawiadomienia,
  3. zarządzenia o zwrocie pisma, w tym również pozwu i wniosku,
  4. nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym na podstawie przepisów KPC,
  5. wyroki nakazowe wydane na podstawie przepisów KPK i KPW,
  6. postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym (od których środek odwoławczy w ogóle nie przysługuje i nie przysługiwał – nie dotyczy postanowień, od których środek taki przysługiwał, ale na skutek jego rozpoznania nie przysługuje już wobec wyczerpania trybu odwoławczego),
  7. pisma przewodnie przy których przesyłane są odpisy pism doręczanych przez sąd,
  8. pouczenia.

Rozszerzenie katalogu pism bez podpisu

Wdrożenie wysyłania pism sądowych bez podpisu określa zarządzenie prezesa sądu, który przy jego wydaniu kieruje się potrzebą zapewnienia efektywności postępowania i uwzględnia lokalne potrzeby. Co ważne, prezes sądu może rozszerzyć katalog pism wysyłanych bez podpisu ponad wymienione w załączniku nr 3. Rozszerzenie to nie może jednak objąć przesyłania odpisów orzeczeń będących tytułami wykonawczymi oraz wydanych w sprawach karnych i o wykroczenia orzeczeń podlegających wykonaniu. Pisma wysyłane bez podpisu zgodnie z ust. 4 powinny być opatrzone informacją o treści: „Niniejsze pismo nie wymaga podpisu własnoręcznego na podstawie § 21 ust. 4 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 19.6.2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej jako właściwie zatwierdzone w sądowym systemie teleinformatycznym”.

Takie zarządzenie wydał m.in. Prezes Sądu Okręgowego dla Warszawy-Pragi i tak podlegające doręczeniu poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym pisma sądowe, określone w załączniku nr 3 do Zarządzenia oraz inne pisma określone w zarządzeniach Prezesa Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie wydanych na podstawie § 21 ust. 6 Zarządzenia, zamieszczone w sądowym systemie informatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu własnoręcznego. Pismo takie powinno wskazywać jedynie dane osoby, które podpisałyby pismo. Do pism takich nie stosuje się wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej oraz poświadczenia za zgodność z oryginałem, a także wymogu podpisywania pozostawionej w aktach kopii wysłanego pisma. Prezes Sądu Okręgowego dla Warszawy-Pragi rozszerzył katalog pism podlegających doręczeniu poprzez Portal Informacyjny (tj. bez podpisu własnoręcznego) na:

  1. odpisy wyroków, za wyjątkiem odpisów wyroków będących tytułami wykonawczymi;
  2. odpisy postanowień, za wyjątkiem odpisów postanowień będących tytułami wykonawczymi;
  3. odpisy zarządzeń;
  4. odpisy uzasadnień orzeczeń i zarządzeń;
  5. odpisy protokołów i notatek urzędowych.

A zatem jakie pisma sądowe będą zamieszczane w Portalu Informacyjnym, będzie w praktyce zależeć (przynajmniej do czasu ujednolicenia przepisów wykonawczych) od decyzji Prezesa danego Sądu Apelacyjnego bądź Okręgowego, oraz tego czy Prezes ten zdecydował o rozszerzeniu katalogu pism sądowych bez własnoręcznego podpisu w rozumieniu § 21 Zarządzenia (link do zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie: http://warszawapraga.so.gov.pl/uploads/files/zarz%C4%85dzenia/83-21.pdf).

Zarządzenie nie określa jak taki odpis orzeczenia powinien wyglądać oraz czy odpowiada to dotychczasowej treści dokumentów zamieszczanych jako orzeczenia lub uzasadnienia w Portalu Informacyjnym Sądu, a także czy powinien zawierać adnotację „ODPIS”. Jeżeli zatem Prezes Sądu Okręgowego bądź Apelacyjnego nie wydał to do czasu jego wydania odpowiedniego zarządzenia, to doręczeniu przez Portal Informacyjnym będą mogły podlegać tylko pisma wymienione w Zarządzeniu Ministerstwa Sprawiedliwości. Katalog ten nie zawiera m.in. wyroków i uzasadnień. Jeżeli zatem adwokat prowadzi praktykę adwokacką w kilku apelacjach to niestety na chwilę obecną będzie musiał indywidualnie weryfikować na terenie danego sądu/apelacji, jakie zarządzenia Prezesa Sądu obowiązuje zakresie rozszerzenia katalogu pism sądowych bez własnego ręcznego podpisu. Na chwilą obecną istnieje zatem szereg wątpliwości co do sposobu identyfikacji umieszczenia poszczególnych pism sądowych w Portalu, spowodowanych różnicami w praktyce poszczególnych sądów.

Trzeci z poglądów dotyczących rozumienia pisma sądowego według art. 15zzs(9) KoronawirusU zakłada, że poprzez Portal Informacyjny mogą być doręczane wyłącznie pisma, o których mowa w załączniku nr 3 do Zarządzenia. W związku z tym przykładowo w Wydziałach I i III Sądu Apelacyjnego w Krakowie przedmiotowe doręczenia będą dokonywane wyłącznie w stosunku do pism sądowych niewymagających podpisu.

Moment doręczenia pisma

Dalsze wątpliwości dotyczą tego jak pełnomocnik jest informowany czy konkretne umieszczenie dokumentu stanowi doręczenie. Część sądów wykształciło praktykę dodatkowego e-mailowego powiadomienia pełnomocnika, o tym że w Portalu Informacyjnym zostało zamieszczone pismo sądowe, które podlega doręczeniu według art. 15 zzs(9) KoronawirusU (przykładowo Sąd Apelacyjny w Warszawie). Z kolei, znaczna część sądów w ogóle nie dostosowała swojej biurowości do reformy po 3.7.2021 r., co w praktyce oznacza, że pisma sądowe są nadal umieszczane w Portalu Informacyjnym (jak poprzednio) bez jakiekolwiek dodatkowej informacji czy stanowi to doręczenie w rozumieniu art. 15 zzs(9) KoronawirusU, a następnie wysyłane tradycyjnie pocztą na zarządzenie sędziego. Taka sytuacja powoduje oczywistą konfuzję co do przyjęcia skutku doręczenia. Należy podkreślić, iż jest szczególnie kłopotliwe w przypadku doręczenia orzeczeń, od których stronie przysługuje środek odwoławczy, co wymaga obliczenia terminu na jego wniesienie.

Słusznie zauważa się, że uregulowanie sposobu komunikacji pomiędzy stroną a sądem na odległość – z uwagi na konieczność ścisłego określenia warunków, od których zależy przyjęcie skuteczności i terminowości dokonywania czynności procesowych, przy konieczności identyfikacji podmiotu wnoszącego pismo zawierającego określone treści oświadczenia procesowe, jak też przy uwzględnieniu zasad bezpieczeństwa – wymaga istnienia odrębnego i spójnego systemu teleinformatycznego. Przez system teleinformatyczny należy rozumieć nie jakikolwiek system pozwalający na przesyłanie danych w formie elektronicznej, leczy system obsługujący postępowanie sądowe. Przyjęte rozwiązania muszą uwzględniać obowiązujący formalizm procesowy oraz nie mogą naruszać praw procesowych stron, w tym zakresie jasnych reguł co do nałożonych na stronę obowiązków i sposobu ich wykonania. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy określone czynności rodzą sankcję w stosunku do osób, do których te czynności są kierowane. Tych wymogów, w zakresie doręczeń pism sądowych, nie spełnia zamieszczenie dokumentu sądowego w Portalu Informacyjnym. Portal Informacyjny został stworzony dla realizacji innych zadań. Funkcjonalność Portalu Informacyjnego w znacznym stopniu utrudnia (a czasem uniemożliwia) przypisanie umieszczenia dokumentu sądowego w systemie skutków doręczenia, jak też nakłada na pełnomocników zawodowych nadmierne obowiązki, o ile – dla zapobieżenia negatywnym skutkom procesowym – podejmą próby wykonania wymaganego art. 15 zzs(9) KoronawirusU obowiązku. Dlatego, też w stanowisku sędziów Sądu Apelacyjnego w Krakowie pokreślono, że na chwilę obecną „jednoczesne wykorzystywanie Portalu dla udzielenia informacji sądowej o sprawie oraz dla dokonywania doręczeń procesowych w sprawie nie jest możliwe bez naruszenia praw procesowych stron reprezentowanych przez zawodowych pełnomocników. W szczególności dokonywanie doręczeń w tym trybie, w tym jeżeli miałoby to dotyczyć zaskarżalnych orzeczeń bądź dokumentów, od których doręczenia liczy się terminy ustawowe, narusza reguły sprawiedliwości proceduralnej, choćby w zakresie wymogu unikania dowolności i arbitralności w działaniu sądu oraz zapewnienia przewidywalności dla uczestników postępowania przez odpowiednią spójność i wewnętrzną logikę mechanizmów, którym jest poddany”.

Szkolenia z zakresu KC i KPC – Aktualna lista webinariów Sprawdź

Odwołując się do konkretnych przykładów można wskazać na sytuację jednoczesnego umieszczenia w Portalu Informacyjnym przed 3.7.2021 r., samego „gołego” postanowienia, a następnie na wniosek strony sporządzenie uzasadnienia po 3.7.2021 r., które zostaje w tym Portalu potem także umieszczone samodzielnie, w sytuacji gdy Sąd dalej wysyła odpis postanowienia wraz z uzasadnieniem – zgodnie zresztą z wnioskiem – na adres pełnomocnika. Przy czym Sąd w ogóle nie informuje o sposobie doręczenia – czy zastosował art. 15zzs(9) KoronawirusU czy też odstąpił od doręczenia poprzez Portal i stąd wynika doręczenie tradycyjne (papierowe)?

Z jednej strony – zgodnie z art. 331 KPC – można podnieść, że doręczeniu podlega odpis wyroku wraz z uzasadnieniem, a zatem doręczenie odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem na wniosek polega na tym, ze po pierwsze sąd umieszcza pismo przewodnie, wyrok wraz z uzasadnieniem w jednym pliku i dopiero kliknięcie takiego dokumentu poprzez ikony „POBIERZ DOCX” lub „POBIERZ JAKO PDF” w Portalu Informacyjnym powoduje doręczenie dokumentu. Wówczas kliknięcie tzw. „gołego uzasadnienia” nie powinno skutkować doręczeniem uzasadnienia. Według Portalu Informacyjnego, doręcza się jeden plik, gdyż system sądowy przyjmuje tylko jeden plik. Jednakże skutku takiego nie można wykluczyć przy innych orzeczeniach, dla których nie ma potrzeby sporządzania pisma przewodniego (w tym zakresie jest to nawiązanie do wcześniejszej praktyki pocztowej) przy doręczaniu np. odpisu nakazu zapłaty, odpis postanowienia wydanego bez uzasadnienia na posiedzeniu niejawnym, albo nawet odpis postanowienia wraz z uzasadnieniem wydanego na posiedzeniu niejawnym (wówczas nie doręcza się pisma przewodniego). Sąd sporządzi pismo przewodnie, gdy przykładowo –zawiadamia pełnomocnika o terminie, gdy zobowiązuje do zajęcia stanowiska wobec pisma pełnomocnika strony przeciwnej lub wobec opinii biegłego. Wówczas to pismo, w którym sąd zobowiązuje pełnomocnika do zajęcia stanowiska wobec pisma przeciwnika, które bezpośrednio doręczono pełnomocnikowi, samo w sobie jest pismem przewodnim. W rezultacie zatem takie działanie sądu rodzić może wątpliwość co do sposobu doręczenia, a tym samym pewności terminu zaskarżenia orzeczenia – o ile taki środek przysługuje. W konsekwencji strony chcąc się zabezpieczyć przed negatywnymi skutkami procesowymi – już obecnie – dublują czynności – tj. skarżą z ostrożności przedmiotowe orzeczenie w pierwszym możliwym terminie tak jakby pismo zostało doręczone przez Portalu Informacyjny, a następnie wnoszą „drugi” (jakkolwiek tożsamy) środek odwoławczy licząc termin od doręczenia „papierowego”.

Zgodnie z art. 15 zzs(9) ustawy o COVID-19 „Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym”. Ustawa ani choćby rozporządzenie nie precyzuje w jaki sposób owo zapoznanie następuje ani nie reguluje zasad funkcjonowania Portalu Informacyjnego. Istotne obowiązki pełnomocników wynikają dopiero z regulaminu portalu informacyjnego, który jest przyjmowany zarządzeniem prezesa sądu apelacyjnego. Regulamin ten jednak nie reguluje sposobu doręczenia, a odsyła do tzw. Instrukcji „Odbierania pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego”. Dokument ten nie ma charakteru aktu prawnego, co budzić musi zasadnicze zastrzeżenia. Instrukcja została przygotowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości i rozesłana Prezesom Sadów Apelacyjnych. Z ww. instrukcji wynika, że skutek doręczenia na gruncie KPC wywiera kliknięcie ikony „POBIERZ (DOCX)” lub „POBIERZ (PDF)” widniejącej przy piśmie podlegającym doręczeniu w zakładce „DOKUMENTY”.  Samo zalogowanie się do Portalu Informacyjnego nie powoduje automatycznego odbioru opublikowanych dokumentów. W przypadku zamieszczenia w Portalu Informacyjnym dokumentu, w sprawie, w której uczestniczy pełnomocnik zawodowy, na adres mailowy wskazany przez pełnomocnika zawodowego w Portalu Informacyjnym zostanie przesłane powiadomienie informujące o zamieszczeniu nowego dokumentu. Po zalogowaniu się, należy kliknąć w zakładkę „Dokumenty”, widoczną w panelu po lewej stronie. Po kliknięciu w zakładkę „Dokumenty”, na ekranie pojawi się lista dokumentów opublikowanych w sprawach prowadzonych przez sądy danej apelacji, do których dostęp posiada pełnomocnik. Dokumenty, które nie zostały wcześniej odebrane/odczytane oznaczone są kolorem czerwonym. W każdym momencie możliwe jest sprawdzenie, kiedy pełnomocnik zawodowy zapoznał się z dokumentem. W tym celu należy kliknąć w przycisk „Szczegóły”. Przy czym, Portal Informacyjny nie odróżnia sytuacji pobrania od odczytania. Stąd, jeśli nawet ktoś przez pomyłkę kliknie dokument, to system odnotuje jako doręczone, a więc odczytane.

W jaki sposób ustalać datę umieszczenia pisma w systemie?

Z literalnego brzmienia przepisu nie wynika, co należy rozumieć poprzez „umieszczenie pisma w systemie”, co już budzić musi uzasadnione zastrzeżenia od strony techniki legislacyjnej. Niemniej w praktyce termin ten odpowiada – choć nigdzie nie zostało to zdefiniowane – dacie która oznaczana jest jako „data publikacji” w Portalu Informacyjnym. W systemie tym odnotowywana jest także data sporządzenia dokumentu, tj. data, którą w systemie repertoryjno-biurowym ustawił pracownik sądu lub orzecznik w momencie, w którym tworzył dokument. Natomiast istotna dla określenia chwili doręczenia, jest data publikacji dokumentu w Portalu Informacyjnym. Jest to data ustawiana automatycznie przez system w chwili, kiedy dany dokument zostaje umieszczony w Portalu i od tej daty liczą się terminy na odebranie dokumentu, czyli termin 14 dniowy. Nie istnieje odrębne umieszczanie pisma na koncie pełnomocnika – zamieszczenie dokumentu w Portalu Informacyjnym jest równoznaczne z tym, że dokument ten wyświetlony zostanie na koncie użytkownika będącego pełnomocnikiem zawodowym, posiadającym dostęp do sprawy. System zatem nie odnotowuje odrębnie zamieszczania dokumentu na koncie pełnomocnika, gdyż taka operacja nie jest wykonywana. Natomiast, jak wspomniano już wcześniej, system odnotowuje również informację o tym, w którym momencie pełnomocnik zyskał dostęp do sprawy. W razie wątpliwości dotyczącej momentu skutecznego doręczenia, sąd dysponuje informacją o tym, w jakim terminie pełnomocnik mógł zapoznać się z pismem sądowym.

Jeśli natomiast zdarzy zatem, że pełnomocnik nie kliknie dokumentu, czyli nie wyświetli się imię i nazwisko oraz data i czas pobrania dokumentu, sąd na podstawie daty publikacji dokumentu w Portalu, ustali kiedy upływa termin pełnomocnikowi na odczytanie i stwierdzi na tej podstawie fikcję doręczenia. A zatem, data publikacji oznaczona w PI jest odpowiednikiem daty umieszczenia w rozumieniu art. 15zzs(9) ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych  oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Zastrzec należy, że pobranie dokumentu przez klienta (który może mieć własne konto do sprawy) nie wywiera skutków procesowych związanych z doręczeniem pisma pełnomocnikowi. Dopiero trwają prace nad poprawą funkcjonalności PI, tak aby kliknięcie na dokument przez klienta było widoczne także dla pełnomocnika.

Wątpliwości wynikające z okresu przejściowego

Najczęstsze pytania jakie się pojawiają dotyczą sytuacji, gdy coś zostało wydane przed 3.7.2021 r., a następnie – najczęściej bez żadnej dodatkowej informacji zarządzane jest doręczenie pisma sądowego i jednoczesne zamieszczenie samej „suchej” informacji o doręczeniu w Portalu Informacyjnym (ale bez wskazania sposobu doręczenia – czy jest to doręczenie „papierowe” czy też zgodne z art. 15 zzs(9) KoronawirusU). Odpowiadając na powyższą wątpliwość, przyjąć należy, że to wszystko co zostało wydane przed 3.7.2021 r. ma swoje „domyślnie” wydane zarządzenia o publikacji w formie papierowej.  Z uwagi na brak przepisów o charakterze przejściowym, które by w jakikolwiek sposób zawężały lub rozszerzały kategorię pism doręczanych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego należy uznać, że tym sposobem doręczane są pisma sądowe datowana na dzień 3.7.2021 r. i pisma późniejsze. Natomiast jeżeli w ten sposób mają zostać doręczone pisma wydane przed tą datą, powinno to wynikać w sposób niebudzący wątpliwości z zarządzenia przewodniczącego (tak stanowisko Prezesa Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu). A więc jeśli jest coś co wydano 2.7.2021 r., a wyszło z sądu 8.7.2021 r., to dlatego, że takie jest zarządzenie o publikacji, a sekretariat „z rozpędu” to jeszcze w taki sposób wykonał. Wydaje się zatem, że jeśli sąd chciałbym doręczyć przez PI, to co zostało wydane jeszcze przed 3.7.2021 r., to powinien to dodatkowo zarządzić i wskazać, że publikuje celem doręczenia przez PI. Konkludując, to co zostało wydane po 3.7.2021 r., powinno zostać doręczone przez PI, z dwoma wyjątkami wskazanymi w art. 15zzs(9) ust. 2 zd. 2 KoronawirusU (np. opinia biegłego) i ust. 5 KoronawirusU (np. tytuł wykonawczy, postanowienia zabezpieczające, wyrok zasądzający w postępowaniu gospodarczym). A jeśli zdarzy się, że sąd zamieści coś w PI z czego nie będzie wynikało, że to jest doręczenie czy nie (bo powinien wskazać, czy to jest do publikacji przez PI czy też nie) to wtedy powinna decydować data doręczenia pocztowego.

Podsumowanie

Pozostaje jednocześnie jedynie postulować wprowadzenie jednolitej praktyki opisywania doręczenia pism sądowych przez sekretariaty sądów oraz umieszczenie w Portalu Informacyjnym wyraźnego zarządzenia czy doręczenie następuje przez PI, czy też sąd odstąpił od doręczenia przez PI i zarządził doręczenie papierowe. Tym bardziej, że trwają dopiero prace nad modelem docelowym, w którym pojawi się dedykowany pełnomocnikom widok doręczeń z dokumentami tylko skierowanymi do pełnomocnika, a także ma być przewidziana tzw. „przypominajka” co 7 dni o publikacji dokumentu podlegającego doręczeniu, która ma być odpowiednikiem pocztowego awizo.

Konkludując, wprowadzone zmiany niosą wysokie ryzyko niezawinionych pomyłek przez pełnomocników i z tego względu nie spełniają wymogów sprawiedliwości proceduralnej. Ustalenie pewnego doręczenia wymaga niejednokrotnie istotnych zabiegów interpretacyjnych, zwłaszcza, iż zgodnie nawet z treścią odpowiedzi na pytania pełnomocników udzielanych przez prezesów sądów powszechnych – jest to sfera do wyjaśnienia dla Departamentu Legislacyjnego Prawa Cywilnego Ministerstwa Sprawiedliwości. Z pewnością uregulowania wymaga – w konsultacji z samorządami prawniczymi i z uwzględnieniem postulatu bezpieczeństwa danych osobowych – pozytywny obowiązek posiadania konta w Portalu Informacyjnego przez pełnomocnika zawodowego. Szczególne wątpliwości z punktu widzenia ochrony danych osobowych dotyczą posługiwania się numerem PESEL jako loginem zawodowego pełnomocnika, co zresztą stało się przyczyną odmowy stosowania doręczeń przez PI przez niektórych sędziów. Doprecyzowaniu – a przynajmniej nowelizacji Zarządzenia Ministerstwa Sprawiedliwości – wymaga kwestia definicji pism sądowych podlegających doręczeniu przez Portal Informacyjny. Należy podkreślić, iż w istocie Zarządzenie to w ogóle nie zostało dostosowane do wymogów nowelizacji. Zarządzenie to posługuje się siatką pojęć i terminów, które nie przekładają się wprost na doręczenia elektroniczne.

Dalsza kwestia to wprowadzenie elektronicznego potwierdzenia odbioru dla pełnomocników zawodowych, aby uniknąć niepewności co do daty doręczenia pisma, która jest obecnie jedynie odczytywana z Portalu Informacyjnego i nie istnieje dla pełnomocnika żadna funkcja wygenerowania z portalu takiego potwierdzenia, co może mieć ujemny skutek dla wykazywania zachowania terminu w toku postępowania lub dla innych celów (obecny system w zasadzie pozwala pełnomocnikowi jedynie na wykonanie tzw. „rzutu ekranu” z portalu).

Z tego też względu uznać należy, iż rozwiązania mają w istocie charakter prowizoryczny i nie powinny być rozwiązaniami docelowymi. Z pewnością wymagają istotnych modyfikacji, jak chociażby wprowadzenie modułu, gdzie będą umieszczane jedynie pisma podlegające doręczeniu danemu pełnomocnikowi, nad czym rzekomo trwają już prace. System powinien wyraźnie odróżniać, to co jest kierowane do doręczenia za pośrednictwem Portalu, a co tylko w nim jedynie publikowane informacyjnie, nie eliminując także tej drugiej funkcjonalności. Obecny system zakłada bowiem umieszczenie na koncie pełnomocnika wszystkich pism sądowych (a nie tylko tych podlegających doręczeniu konkretnemu pełnomocnikowi), a z której to dopiero „puli” pism pełnomocnik musi sam ustalić takie które podlegają mu doręczeniu.

Na skutek wprowadzenia reformy -póki co- w sądach zapanował chaos, gdzie niejednokrotnie ustalenie skutku doręczenia zależy nie tylko od wydania stosowanych zarządzeń biurowych przez prezesa sądów, ale i zarządzeń przewodniczącego wydziału, zarządzeń, a nawet poglądów konkretnego sędziego prowadzącego sprawę, a także antycypacji możliwej interpretacji rozumienia poszczególnych pojęć w instancji odwoławczej.

Wszystkie aktualności n.ius® po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Wypróbuj! Sprawdź

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →