Z pytaniem do skarbówki zwrócił się mężczyzna, który w ramach prowadzonej przez siebie firmy postanowił sfinansować jednorazowo pracownikom faktyczny koszt zakupu jednego krzesła biurowego. Chodziło o osoby wykonujące pracę zdalnie. Zdaniem pracodawcy zapewnienie pracownikowi krzesła biurowego jako sprzętu wykorzystywanego przez niego w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, leży w interesie firmy, ma na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy, a pracodawcy zapewnienie ciągłości biznesowej. Wysokość wspomnianej dotacji była z góry określona. Do rozliczenia dokonywano na podstawie dostarczonych faktur, rachunków lub paragonów. W przypadku przekroczenia wskazanej sumy, pracownicy otrzymywali wyłącznie zwrot w ustalonej wcześniej kwocie.
Przedstawiając swoją sytuację fiskusowi, przedsiębiorca tłumaczył, że zakupione krzesła stanowią własność pracowników, nie są oni zobowiązaniu do ich zwrotu po zakończeniu stosunku pracy lub po powrocie do pracy w biurze. Zwrot ten nie został także odrębnie ujęty w regulaminach spółki, a informacja o zwrocie kosztu została zakomunikowana pracownikom drogą mailową. Co więcej, zwrot ten nie odbywa się na zasadach wypłaty ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych.
W chwili obecnej pracodawca uwzględnia wartość zwrotu kosztu zakupionego krzesła w wysokości przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu. Zwrot kosztu zakupu krzesła nie jest obowiązkowy na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. Pracodawca chciał się upewnić, że nie stanowi on także przychodu dla pracownika.
Skarbówka w interpretacji z 3.12.2020 r., 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS, Legalis uznała, że w omawianym przypadku zachodzą trzy rodzaje zwrotu kosztów: zwrot, który dotyczy pracowników wykonujących telepracę, ten dotyczący pracowników pracujących zdalnie incydentalnie oraz związany z osobami pracującymi zdalnie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego. W tym ostatnim przypadku otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie będzie skutkował powstaniem po stronie pracowników przychodów w rozumieniu ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; dalej: PDOFizU), a w konsekwencji na pracodawcy nie będą ciężyły obowiązki płatnika w tym zakresie.
Organ tłumaczył, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, o ile pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. To na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania takiej pracy oraz obsługę logistyczną. Nie ma przy tym przeciwwskazań, by przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik nie używał narzędzi lub materiałów zapewnionych w inny sposób pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych.
W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie regulacji, zgodnie z którymi obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej – po stronie pracownika, na gruncie PDOFizU nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.
Fiskus zaznaczył przy tym, że w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 PDOFizU. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU.
