Przepisy nie określają, w jakiej formie należy to zrobić. Skarbówka potwierdza, że można przesłać ten dokument drogą elektroniczną – na adres e-mail lub za pomocą firmowej platformy. Pracodawcy muszą jednak spełnić kilka warunków.
Skarbówka zgodziła się na wykorzystanie internetu przez spółkę zatrudniającą kilkaset osób, której firmowa platforma internetowa jest zabezpieczona indywidualnym loginem i hasłem. Informacja PIT-11 miała mieć formę nieedytowalnych plików PDF, podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Urzędnicy uznali, że spółka może wystawić PIT-11 w formie elektronicznej, jeśli informacja będzie sporządzona według ustalonego wzoru, zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku, a podatnicy wyrażą zgodę na otrzymanie tą drogą.
Płatnik nie zawsze jednak musi pytać o pozwolenie. Będzie tak, gdy korzystanie z firmowej platformy jest obowiązkiem załogi – wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji.
„Pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie” – wyjaśnił fiskus w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB.
Potwierdzeniem przekazania informacji będzie raport wygenerowany przez system informatyczny wskazujący datę umieszczenia dokumentu na platformie internetowej.
Czy można wysłać PIT-11 mailem? Tak, jeśli spełnionych zostanie kilka warunków.
Fiskus wyjaśnił w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD, że pracodawca można przekazać dokument za zgodą pracownika na wskazany przez niego adres e-mail. Można to zrobić w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Co ważne, przepisy nie nakładają na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia PIT-11. W ewentualnym postępowaniu podatkowym to jednak płatnik będzie musiał udowodnić ten fakt. Może wówczas przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej,
Warto pamiętać, że nadal też można przekazywać PIT-11 tradycyjnie – przez bezpośrednie doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, oraz przez operatora pocztowego.
