- Ustawa przewiduje wykorzystanie jednego, własnego adresu e-mail do doręczeń elektronicznych, który co do zasady powinien być wykorzystywany do korespondencji ze wszystkimi podmiotami korzystającymi z usługi doręczeń elektronicznych, czyli do wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca.
- Omawiana ustawa określa zasady korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Ma to umożliwić wykorzystanie tych narzędzi w komunikacji pomiędzy stronami na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Wspomniana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego została przewidziana w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014 Nr 257, s. 73).
Publiczna usługa hybrydowa
Publiczna usługa hybrydowa to usługa pocztowa, określona w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1041, dalej jako PrPoczt) jako przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej, świadczona przez operatora wyznaczonego jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to, zgodnie z w art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014, usługa świadczona przez operatora wyznaczonego, umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany
Wybór operatora wyznaczonego
Do świadczenia publicznej usługi doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej zobowiązany będzie specjalny operator wyznaczony. Wybierany on będzie w drodze konkursu. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług to nim spoczywać będzie odpowiedzialność. Omawiana ustawa przewiduje, że w okresie przejściowym, do 31.12.2025 r., obowiązki operatora wyznaczonego powierzone zostaną operatorowi wyznaczonemu, o którym mowa w art. 3 pkt 12 PrPoczt, czyli Poczcie Polskiej.
Korespondencja wyłączona z obowiązku doręczeń elektronicznych
- Zgodnie z art. 3 ustawy, wyłączona z konieczności stosowania doręczenia elektronicznego jest korespondencja:
- zawierająca informacje niejawne,
- w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z 11.9.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843);
- w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z 21.10.2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1528);
- jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;
Nowy rejestr publiczny
Ustawa o doręczeniach publicznych przewiduje także utworzenie nowego rejestru publicznego. Będzie to rejestr zawierający bazę adresów elektronicznych. Z rejestru korzystać będą podmioty używające doręczeń elektronicznych w celu ujawniania adresu do doręczeń elektronicznych. Za prowadzenie i zabezpieczenie bazy adresów elektronicznych będzie odpowiedzialny minister właściwy do spraw informatyzacji.
Warto wspomnieć, że, zgodnie z art. 7 ust. 1 omawianej ustawy, wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, zobowiązane są następujące podmioty (art. 8 i art. 9):
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności Służbowe;
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców;
- podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Wprowadzenie obowiązku doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej
Ustawa zobowiązuje poniższe podmioty do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej w następujących terminach:
- od 1.10.2021 r. – przez organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- od 1.1.2022 r. – przez organy władzy publicznej inne niż wymienione w pkt 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe je obsługujące, a także przez ZUS, KRUS i NFZ;
- od 1.1.2023 r – przez agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polską Akademię Nauk, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne;
- od 1.1.2024 r. – przez jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.;
- od 1.1.2025 r. – przez pozostałe podmioty publiczne;
- od 1.19.2029 r. – przez sądy i trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną.
Obowiązywanie przepisów
Większość przepisów wejdzie w życie 1.7.2021 r., zaś 1.10.2021 r. wejdą w życie przepisy zobowiązujące profesjonalnych pełnomocników, a także przedsiębiorców wpisanych do KRS, do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Przepisy dotyczące zmian w prawie pocztowym wejdą w życie 1.1.2022 r. Z kolei 1.10.2026 r. wejdą w życie przepisy zobowiązujące przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. 1.10.2028 r. oraz 1.10.2029 r. zaczną obowiązywać zmiany dotyczące postępowania karnego, postępowania w sprawach o wykroczenie czy postępowania przed sądami administracyjnymi.
